La Matriz de Adquisiciones

Continuamos con nuestra serie de artículos sobre Herramientas de Project Management para ONGs. Hoy hablamos de la Línea Base del Coste.

Una vez analizamos los costes de los diferentes paquetes de trabajo del proyecto, procedemos a planificar las compras de bienes, productos y servicios que necesitamos para llevar a cabo nuestro proyecto. Una de las herramientas clave en este sentido es la Matriz de Adquisiciones, que veremos en el post de hoy.

Antes de empezar, es interesante saber que existen diferentes modalidades de adquisición. Las más comunes son:

• Contratación directa (precio fijo o variable): adjudicamos la compra a una empresa o entidad que sabemos que puede proveernos de aquello que necesitamos. Podemos pactar un precio fijo, de manera que podemos anticipar el coste final del producto o servicio contratado o bien, pactar un coste variable, de modo que la cantidad final a abonar dependerá de la cantidad o de otro elemento variable. El alquiler puede incluirse aquí.
• Comparación de precios: utilizamos esta modalidad para asegurarnos de obtener el mejor precio posible, comparando las ofertas de diferentes empresas proveedoras. En este caso, hay que tener en cuenta tanto el precio como la calidad y otros servicios asociados que puedan ser interesantes para nosotros, como por ejemplo, el servicio de mantenimiento de equipos informáticos, en caso de ser éste la adquisición a realizar.
• Licitaciones públicas (nacionales o internacionales): esta opción es interesante para adquisiciones de mayor envergadura (ej. construcción de varios edificios para la asistencia sanitaria), donde necesitamos apoyarnos en empresas consolidadas y que puedan acometer grandes proyectos. Las licitaciones públicas nacionales quedan adscritas a empresas de un solo país, mientras que en las licitaciones públicas internacionales, pueden presentarse empresas de todo el mundo y, en este sentido, es posible encontrar ofertas más competitivas.

Antes de iniciar el proceso de adquisiciones, es necesario preparar un documento en el que se especifiquen los bienes, servicios o productos que necesitamos adquirir en nuestro proyecto para que las empresas puedan preparar sus ofertas satisfaciendo nuestras necesidades. Si este documento está bien redactado y es completo, nos ahorraremos mucho tiempo.

Ahora que ya conocemos algunos elementos básicos en cuanto a las adquisiciones de un proyecto, veamos de qué modo planificarlas.

Para ello, vamos a utilizar una tabla llamada Matriz de Adquisiciones, que tiene los siguientes elementos:

Así pues, para cada entregable que necesitemos adquirir de manera externa, incluiremos una línea en esta tabla, describiendo cada uno de los ítems que aparecen en la tabla.

Después de haber rellenado la tabla, es interesante revisar para identificar si existen bienes o servicios que podemos agrupar, de modo que podamos obtener mejores precios y reducir costes en nuestro proyecto.

Así pues, esta herramienta nos va a ayudar a gestionar las adquisiciones de todo nuestro proyecto, planificando las adquisiciones necesarias y siendo más eficientes en todo este proceso.

Si perteneces a una organización sin ánimo de lucro, una escuela o algún otro tipo de entidad social y gestionas proyectos y subvenciones, esta herramienta puede ser interesante para ti. En las próximas semanas seguiremos publicando artículos específicos con más herramientas para que puedas aplicarlas de una manera sencilla.

También puedes contactar con nosotros por correo electrónico: educacion@pmi-valencia.org.