Claves del Éxito en la Gestión de Stakeholders

En la gestión de proyectos, los stakeholders —o partes interesadas— son un factor clave para lograr los objetivos planteados. Su influencia puede ser directa o indirecta, y tanto positiva como negativa.

La experiencia y las lecciones aprendidas en la gestión de stakeholders en la industria energética, aplicables a cualquier tipo de proyecto, son abordadas por Daniela Mata Meneses en su presentación titulada “Claves de Éxito en la Gestión de Stakeholders: Lecciones desde el Sector de Energías Renovables Aplicables a Cualquier Industria”. Daniela Mata Meneses cuenta con una amplia formación y experiencia en el sector energético y está certificada como PMP.

A continuación, ofrecemos un resumen de los contenidos principales de su presentación, que expone la relevancia de este aspecto en la gestión de cualquier proyecto.

¿Quiénes son los stakeholders?

El PMI define a los stakeholders de la siguiente manera:

“Individuo, grupo u organización que puede afectar, verse afectado o percibirse a sí mismo como afectado por una decisión, actividad o resultado de un proyecto”.

Un stakeholder puede influenciar un proyecto de forma positiva o negativa. La influencia positiva impulsa o promueve el proyecto, mientras que la influencia negativa puede afectarlo e incluso poner en riesgo su éxito.

Algunos ejemplos de stakeholders en proyectos energéticos incluyen:

 

¿Por qué es importante gestionar a los stakeholders?

La adecuada gestión de los stakeholders en un proyecto permite:

• Resolver conflictos con las partes interesadas para evitar impactos negativos en el resultado del proyecto.
• Obtener apoyo y aceptación para facilitar la adopción de cambios necesarios.
• Lograr una comunicación efectiva que siga una planificación y transmita de forma clara el mensaje.
• Gestionar las expectativas de los interesados para asegurar el éxito del proyecto
• Monitorear la participación de los interesados a medida que avanza el proyecto para gestionar adecuadamente sus expectativas.

Estrategias para la gestión de stakeholders

Una estrategia de gestión de stakeholders busca asegurar que los intereses y necesidades de todas las partes se gestionen de forma efectiva. Entre las herramientas recomendadas están:

• Plantilla de registro de stakeholders
• Matriz Interés-Poder de stakeholders
• Gestión del alcance
• Matriz de motivaciones de stakeholders

Matriz Interés – Poder de stakeholders

Esta herramienta permite identificar dónde están posicionados los grupos de stakeholders en relación con sus niveles de Poder e Interés. Comprender el poder y el interés de un stakeholder es crucial para gestionar sus expectativas y su influencia de manera efectiva, asegurando que el proyecto pueda avanzar sin obstáculos.

La matriz se divide en cuadrantes en función de los valores Alto y Bajo en cada uno de los ejes. Esto permite identificar cuatro grupos de stakeholders en un proyecto y definir un plan de acción a ejecutar en cada caso.

En base a esta matriz, los stakeholders pueden ser agrupados dentro de las siguientes categorías:

Categoría	Poder	Interés	Objetivo	Acciones
Latentes	Alto	Bajo	Mantener sus necesidades satisfechas	·Mantenerlos informados sobre el proyecto. ·Realizar reuniones periódicas para gestionar sus expectativas. ·Gestionar sus preocupaciones con relación al proyecto.
Apáticos	Bajo	Bajo	Monitorear su participación en el proyecto	·Llevar al mínimo la cantidad de tiempo dedicado a este grupo de stakeholders.
Defensores	Bajo	Alto	Mantenerlos informados sobre los avances del proyecto	·Realizar una comunicación unidireccional con las novedades.
Promotores	Alto	Alto	Gestionar de cerca su participación	·Mantenerlos informados sobre el proyecto. ·Lograr su apoyo en el proyecto. ·Promover su colaboración.

Gestión del alcance

El alcance es uno de los aspectos fundamentales a gestionar para lograr los objetivos acordados en un proyecto. Como parte de la gestión del alcance, la ponente resalta  las dos situaciones que deben evitarse: el scope creep y el gold plating

• Scope creep:  Generalmente iniciado por el cliente, consiste en un incremento del alcance de manera gradual y no planificada. Esto puede suceder cuando se agregan nuevas funcionalidades que no han pasado por el proceso formal de aprobación.
• Gold plating:  Se refiere a la práctica, por parte de los equipos, de incluir funcionalidades u objetivos adicionales al proyecto con la intención de “mejorar” el producto, incorporando características que no estaban incluidas en los requisitos.

Teniendo presentes estos conceptos, para la gestión del alcance es fundamental:

• Expresar sin ambigüedades en el project charter qué forma parte del alcance y qué está considerado fuera de él.
• Mantener el foco en entregar valor.

 

Recomendaciones para la gestión de los stakeholders

A modo de resumen, Daniela Mata Menese recomienda tener presentes los siguientes puntos para la gestión efectiva de los stakeholders.

1. Mantener actualizada la documentación y mapeo de los stakeholders a lo largo del proyecto.
2. Conocer a los interesados y sus expectativas con relación al proyecto.
3. Identificar nuevos stakeholders o cambios que requieran redefinir la estrategia.
4. Ante un cambio en el alcance, presupuesto o tiempos, analizar su impacto en el proyecto y seguir un procedimiento formal de aprobaciones
5. Realizar una validación continua del producto en desarrollo, mediante entregas tempranas o desarrollando prototipos que describan su funcionamiento al cliente final y al equipo.
6. Llevar adelante una comunicación del estado del proyecto, de modo que brinde información clara y concisa a cada uno de los stakeholders.

Artículo de Alejandro Reich