La gestión de los interesados en un proyecto

Continuamos con nuestra serie de artículos sobre Herramientas de Project Management para ONGs. Hoy hablamos de los Stakeholders.

El término “stakeholder”, procedente del inglés y según el diccionario Collins Cobuild, “son personas que tienen interés en los asuntos de una empresa u organización”. Es decir, estamos hablando de todas aquellas personas o grupos de personas que pueden influenciar o verse influenciados por la ejecución de un proyecto. En castellano se utiliza ampliamente tanto “agentes interesados” como el vocablo en inglés.

Para ilustrar mejor este concepto y conocer los 3 pasos necesarios para utilizar la Matriz de Stakeholders, vamos a utilizar un ejemplo. Imaginemos que somos una ONG del sector cultural y que nuestro proyecto es el de elaborar una ruta en una zona rural en la que se integre el patrimonio cultural de dos municipios y una pequeña parte de un parque natural. 

En primer lugar debemos hacernos la siguiente pregunta: ¿Qué tipos de stakeholders o agentes interesados deberíamos tener en cuenta para nuestro proyecto? Seguramente los comercios de estos dos municipios tendrán interés en que la ruta pase por la puerta de sus comercios; los ayuntamientos de estos dos municipios seguramente también intentarán posicionarse como punto de paso obligado en la ruta, para atraer visitantes y generar movimiento económico también en alojamientos y otros servicios (bares y restaurantes, gasolineras, empresas del sector turístico, etc.); los vecinos de dichos municipios también se verán afectados por el proyecto puesto que habrá más tráfico, quizá más dificultades para aparcar, más ruido y, quizá, más suciedad. Además, las ONGs medioambientales que realizan la labor de monitorizar el estado de los parques naturales quizá interpongan alguna consulta o demanda solicitando un estudio de impacto ambiental antes de poner en marcha la ruta. 

Supongamos que éstos son todos los stakeholders de nuestro proyecto. Una vez tenemos este listado inicial, comenzamos con la clasificación de los stakeholders según su poder de influencia e interés, utilizando la matriz o tabla que ilustra este artículo. 

Para ello, debemos pensar en cuánto poder tienen los stakeholders para paralizar o promover nuestro proyecto y cuánto interés tienen en que el proyecto salga adelante o se paralice. 

Así pues, según el listado de stakeholders de nuestro proyecto, nuestra matriz de stakeholders podría quedar así: 

El último paso para finalizar nuestra Matriz de Stakeholders es el de identificar e implementar las estrategias apropiadas para dirigirnos a los diferentes tipos de agentes interesados en nuestro proyecto. 

Tal y como se aprecia en la ilustración, podemos clasificar los stakeholders en 4 tipos: promotores, latentes, defensores y apáticos; y para cada una de estas categorías, debemos utilizar una estrategia de comunicación diferente: 

• En el caso de los promotores, con alto nivel de poder e interés (en nuestro ejemplo, los ayuntamientos), debemos intentar involucrarlos en nuestro proyecto. Para ello, es recomendable presentarles el proyecto, hablarles de los beneficios del mismo e intentar que colaboren en el mismo, sumando esfuerzos. 
• Los latentes, sin embargo, tienen alto nivel de poder y bajo interés en que nuestro proyecto salga adelante (en el ejemplo, las ONGs medioambientales). Así pues, la estrategia más adecuada para tratar con los agentes interesados de este grupo es la de informar de manera proactiva. En este caso, estamos hablando de mantener reuniones periódicas con ellos, de empatizar con su punto de vista e intentar integrar sus preocupaciones en nuestro proyecto, para darles respuesta sin que nuestro proyecto se vea afectado.
• Para tratar con los agentes interesados del grupo de defensores, con alto nivel de interés pero bajo poder de influencia en nuestro proyecto (en el ejemplo, comercios), deberíamos comunicar los avances del proyecto. En este caso, se trataría de reportar los avances del proyecto de manera prácticamente unidireccional y no sería tan necesario recoger sus opiniones como en el caso de los Latentes. 
• Por último, en el caso de los apáticos, con bajo poder e interés en nuestro proyecto (vecinos, en el ejemplo), no sería necesario realizar ninguna acción específica más allá de monitorizar cada cierto tiempo si estos grupos o personas continúan en este cuadrante de la tabla. Es decir, no sería necesario informarles o mantener reuniones periódicas con ellos. 

Esta matriz es muy útil a la hora de identificar qué acciones realizar con los diferentes tipos de agentes interesados en nuestro proyecto y cuánto esfuerzo invertir en cada uno de ellos; y puede ser revisada cada cierto tiempo para comprobar si todos los stakeholders están incluidos en ella o si ha habido algún cambio. Por ejemplo, podría suceder en el caso de nuestro stakeholder latente (ONGs medioambientales) que, tras algunas reuniones con ellos, integremos un estudio de impacto ambiental y con ello, las ONGs queden satisfechas, de modo que las trasladaríamos al cuadrante de Promotores.

De igual modo, sería conveniente atraer al grupo de apáticos (vecinos) al cuadrante de defensores, para obtener un mayor beneficio con nuestro proyecto.

Esperamos que esta herramienta os sea de utilidad en vuestra organización para gestionar los diferentes agentes interesados en vuestros proyectos.

Si perteneces a una organización sin ánimo de lucro, una escuela o algún otro tipo de entidad social y gestionas proyectos y subvenciones, esta herramienta puede ser interesante para ti. En las próximas semanas seguiremos publicando artículos específicos con más herramientas para que puedas aplicarlas de una manera sencilla. 

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