Artículo de:
Adolfo Gerodetti
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¿Cómo se gestiona un proyecto de investigación? ¿Qué estrategia, metodologías o herramientas son las más idóneas para aplicar?
Estas preguntas y, seguramente, otras nos han surgido a la hora de enfrentar la dirección de un proyecto de investigación, Matteo Fontana, Project & Product Manager , nos dio respuestas a través de un ameno y dinámico webinar, que tuvo lugar el jueves 30/06.
Compartiendo una experiencia de gestión hibrida de un proyecto de investigación científica en NETFRUIT, del Instituto de Biología Integrativa de Sistemas, en Valencia. Nos contó el día a día del proyecto, desde cómo se está planificando, pasando a cómo se está ejecutando para finalizar en cómo se está planificado su cierre.
Para entender mejor las Dinámicas, herramientas y sistemas de control adoptados en el proyecto, es importante contextualizarlo. Para ello, se partió de las siguientes premisas:
- El equipo no tenía experiencia en gestión de proyectos, por lo que era importante mantener una estructura clara de la estrategia de ejecución de este
- Es un equipo conformado entre 5 y 6 personas, el cual tenia una alta rotación de los integrantes, que en su mayoría eran estudiantes con becas.
- Escasos recursos.
El principio de esta experiencia se basa en la adaptación sobre la planificación, por la alta incertidumbre, debido a la alta variabilidad de los resultados esperados.
Como entorno de trabajo y herramientas informáticas, se optó trabajar en Google drive y sus soluciones de gestión de documentos, Google Docs y Google Sheets.
Y Draw.io, para el desarrollo de los flujos de trabajo, consiguiendo así un entorno abierto, colaborativo y transparente prácticamente sin costo.
Para definir unas metodologías de trabajo, se adaptaron 8 de las 10 áreas de conocimiento del PMBOK (Gestión de Integración, Alcance, Tiempo, Costos, Calidad, Recursos, comunicación e Implicados) a la base del marco de trabajo Scrum. (Scrum Framework)
En la planificación del proyecto, además de realizar la síntesis de este e identificar a las personas implicada y sus expectativas, se desarrolló un plan detallado de cada fase, artefactos y eventos que se desarrollarían.
Se definió una estructura estable del alcance , evaluando las dependencias, desglosando el alcance en stories, (actividades concretas que producían un entregable probado).
Y se estableció una estructura temporal , definiendo Publicaciones o lanzamientos (Releases) , y así marcando el ritmo del equipo con los Sprint Revisión y Sprint Retrospective.
Cabe destacar que, para definir las reglas, se trabajó desde el inicio con algo concreto para ir definiendo con el equipo estas reglas, en lugar de una tormenta de ideas.
En el desarrollo del proyecto, todo se concentraron en los Eventos: El Sprint Planning, el Daily Scrum , Sprint Revisión y los Sprint Retrospective.
Gracias a la planificación y la gestión adecuada de los eventos, se logró que el equipo estuviese muy involucrado en el proyecto, donde formaban parte de la misma planificación, y toma de decisiones en la estrategia. Evitando así que fuesen simples ejecutores.
Para el monitoreo y control del proyecto, se llevó un riguroso trabajo de seguimiento de los indicadores establecidos al inicio, control de costos y alcance, generando reportes de estatus.
En cuanto al cierre del proyecto tiene el objetivo de informar a todos los implicados de los resultados del proyecto en condiciones para que el equipo y toda la empresa aprenda de la experiencia.
Es importante destacar que a lo largo de todo el webinar, se compartió, de forma muy didáctica, los diferentes formatos de documentos generados durante el proyecto, siendo esto muy esclarecedor y enriquecedor para entender la aplicación de la metodología híbrida en el proyecto.
Matteo concluyó, destacando que su experiencia en este proyecto estaba siendo muy exitosa con la aplicación de la metodología agile, concretamente con el marco de trabajo Scrum, en la aplicación de proyectos de investigación.
También quiso recalcar la importancia de poner en contexto lo que rodea a la metodología agile, con la aplicación de los principios de las áreas de conocimiento y procesos el PMBOK, para, así, crear unas bases estables par gestionar mejor el Scrum Framework.
Como moraleja final, nos quedamos con una frase que se destacó durante el webinar “La Potencia sin el Control no sirve de Nada.”, es decir, no basta con solo aplicar un marco de trabajo Scrum, si no se tienen una estructura estable que lo soporte.