Artículo de:
Alejandra Lázaro Peña
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Continuamos con nuestra serie de artículos sobre Herramientas de Project Management para ONGs. Hoy hablamos de los Riesgos.
Todo proyecto se realiza en un marco de incertidumbre, de dicha incertidumbre provienen los riesgos que son eventos o condiciones que si ocurren tienen una repercusión en los objetivos del proyecto. Si su impacto es positivo hablamos de oportunidades y si el impacto es negativo hablamos de amenazas.
Los riesgos afectan principalmente al alcance del proyecto, a los tiempos de ejecución, a los costes y a la calidad.
A medida que avanza el proyecto, la cantidad de riesgos tiende a disminuir pero si estos ocurren su impacto es mayor.
Por ello, no podemos dejar al azar su gestión y debemos enfocarnos en prevenirlos. La forma de proceder en la planificación es la siguiente:
- Identificarlos.
- Analizarlos.
- Determinar el disparador del riesgo: factor que indica que el potencial riesgo ha ocurrido.
- Nombrar un responsable del riesgo. No tiene por qué ser la persona que implementará la solución elegida sino la persona encargada de verificar si el disparador del riesgo se activa y de liderar la respuesta que se le dé.
- Preparar la posible respuesta para aquellos que si sucedieran tendrían mayores consecuencias.
¿Cómo sabemos qué riesgos tendrán mayores consecuencias? Creando la Matriz de Probabilidad / Impacto (consecuencia) que podéis ver en la imagen.
Para ello:
- Cada organización decidirá la escala de probabilidad: por ejemplo raro, improbable, posible, probable, casi seguro.
- Y la escala de consecuencia: por ejemplo insignificante, menor, moderada, mayor, catastrófica.
- En función de las diferentes combinaciones el riesgo será: bajo, moderado, alto o extremo.
- Cada riesgo tendrá una puntuación con respecto a la probabilidad de que ocurra y otra puntuación con respecto al impacto que puede causar dentro del proyecto.
- Una vez determinadas las 2 puntuaciones se mira qué tipo de riesgo es y se decide la forma en que será tratado en caso de que ocurra.
Las estrategias de respuesta a los riesgos son:
- Oportunidades:
- Explorar: hacer los cambios necesarios en el proyecto para que el riesgo se materialice.
- Mejorar: aumentar la posibilidad de que el riesgo ocurra.
- Compartir: asignarle la responsabilidad a un tercero para que se logre la oportunidad.
- Aceptar: no hacer nada y dejar que el riesgo ocurra.
- Escalar: transferir la responsabilidad del riesgo a la persona con responsabilidad suficiente para darle respuesta.
- Amenazas:
- Evitar: eliminar el riesgo eliminando la causa.
- Mitigar: disminuir la probabilidad y/o impacto de que se produzca el riesgo.
- Transferir: hacer que un tercero ajeno al proyecto sea responsable del riesgo.
- Aceptar: no hacer nada y dejar que el riesgo ocurra. En este caso se habrán creado reservas de contingencia de costes y tiempo que se utilizarán si la amenaza sucede.
- Escalar: transferir la responsabilidad del riesgo a la persona con responsabilidad suficiente para darle respuesta.
Esperamos que esta herramienta os sea de utilidad en vuestra organización para planificar los riesgos.
Si perteneces a una organización sin ánimo de lucro, una escuela o algún otro tipo de entidad social y gestionas proyectos y subvenciones, esta herramienta puede ser interesante para ti. En las próximas semanas seguiremos publicando artículos específicos con más herramientas para que puedas aplicarlas de una manera sencilla.
También puedes contactar con nosotros por correo electrónico: educacion@pmi-valencia.org