Aprende de mi proyecto: La gestión de un proyecto de análisis de datos

Artículo de:
Zaida Lizardo

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Hoy en día las empresas comienzan a entender por qué emprender proyectos de análisis de datos es una oportunidad para mejorar el conocimiento que tenemos de la empresa. El objetivo será examinar grandes volúmenes de datos provenientes de numerosas fuentes de información y facilitar la toma de decisiones estratégicas.

Todos somos conscientes de la importancia de la gestión de la información, en el PMI Levante como promotores de la profesión de Dirección de Proyectos, estamos seguros que una correcta gestión de los datos es fundamental para conseguir los objetivos de los proyectos. Como muestra de ello, les invitamos a leer otro resumen sobre Cómo impulsar el valor de los datos en la Dirección de Proyectos, para lo cual contamos con la colaboración de nuestro sponsor ViewNEXT.

En esta ocasión, contamos con el asesoramiento de Gustavo Feicán Maldonado, quién es certificado PMP, ITIL, COBIT, SCRUM y BIGDATA, nos mostró un caso real de una implantación de un proyecto de análisis de datos. Nuestro amigo y experto, nos explicó cómo siguió las buenas prácticas de la gerencia de proyectos, resaltando la importancia del Director de Proyectos, del Personal Técnico y del Equipo Directivo de la empresa. También profundizó en el valor de la preparación de los datos previo a su visualización y el objetivo fundamental de la analítica. Seguidamente les hacemos un resumen de su ponencia “Aprende de mi proyecto: La gestión de un proyecto de análisis de datos”.

La planificación es un factor primordial en el éxito de los proyectos, así como gestionar los riesgos y el manejo de la incertidumbre, realizando una identificación, análisis, plan de respuestas y control adecuados.

Como enfatiza el PMBOK 7, todos los proyectos tienen como base fundamental generar valor a los negocios, los Gerentes de Proyectos debemos utilizar y promover las buenas prácticas en gerencia de proyectos, para lograr generar ese valor. En el caso de proyectos de análisis de datos, es importante involucrar a los interesados claves, formar al equipo de trabajo del proyecto para gestionar el cambio y disponer de las herramientas tecnológicas adecuadas.

Durante el desarrollo y ciclo de vida del proyecto, es importante liderar los equipos en un entorno colaborativo, manejar la disrupción y la resiliencia a través de estrategias de comunicación.

 

El análisis de los datos nos va a permitir realizar la transformación digital de forma exitosa. Pero, ¿Qué aspectos son importantes considerar previo a un proyecto relacionado con la transformación digital?

  • Por parte de la empresa:
    • Poseer un plan estratégico coherente y realista.
    • Realizar seguimiento periódico del cumplimiento del plan estratégico.
    • Realizar reingeniería a los procesos y procedimientos.
    • Políticas claras del negocio.
    • Conocer los datos claves para el negocio.
  • Por parte de las áreas de tecnología:
    • Definir el mapa de los sistemas
    • Conocer el detalle los módulos de los sistemas, con sus fortalezas y debilidades.
    • Disponer de manuales técnicos y de usuarios.
    • Estar al tanto de la legislación vigente.
    • Tener una visión general del negocio.

El objetivo de los proyectos de inteligencia de negocio o análisis de datos, es poder generar conocimiento de valor que ayude a impulsar al negocio, recopilando información de diferentes orígenes. Para ello se debe establecer una estrategia realista, formar a los usuarios para acompañarles durante el cambio de cultura, así como tener claro los requerimientos, reglas de negocio, políticas y directrices generales. Como resultado, se  conseguirán analíticas integrales, reportes estadísticos, tabulares, geográficos, de acuerdo a las necesidades de cada usuario.

En el caso práctico que se nos explicó, el valor del proyecto consiste en agilizar la consulta entre varias fuentes de datos, disminuyendo sustancialmente los tiempos de consulta, además de conseguir que los usuarios sean independientes.

De acuerdo con la experiencia de Gustavo, para abordar este tipo de proyectos es fundamental tener el apoyo de directivo,  estar más involucrados con los interesados, así como disponer de las tecnologías de la información y poseer el soporte del personal técnico especializado.  

Como resultado de los proyectos de inteligencia de negocios, se crearán nuevas estructuras de base de datos, para lo cual se debe desarrollar la documentación técnica y funcional, así como la definición de políticas de gestión de la base de datos. Este cambio implica una nueva cultura de datos, para lo cual se debe realizar el entrenamiento a los usuarios, resaltando las reglas de negocios, nuevos patrones, políticas y procedimientos.  El cambio de cultura, involucra establecer un gobierno de datos que permitirá comprender, proteger y confiar los datos de la organización a las partes interesadas.

La transformación digital se basa en un cambio de cultura, tecnología y procesos. La gestión del cambio, ayudará a conseguir los objetivos del proyecto, para ello es importante preparar a los equipos de trabajo para la disrupción tecnológica y contar con el apoyo de las autoridades de la empresa. La dirección del proyecto debe identificar al equipo técnico clave, realizar talleres conceptuales y prácticos para generar conocimiento con el acompañamiento de la directiva de la empresa.

Aplicando las recomendaciones mencionadas anteriormente, el caso real del proyecto de análisis de datos se finalizó de forma exitosa.

¿Cuál fue el logro de este proyecto?

--> Disminución de tiempos de respuesta tecnológica.

  • Tiempo en construcción actual: 5 horas, utilizando 29 tablas.
  • Tiempo de construcción con la nueva estructura: 30 minutos, utilizando una sola tabla, reduciendo el número de tablas en un 96,55 %

 --> Disminución de tiempos en la gestión administrativa:

    • Estructura tradicional de la base de datos:
      • Base de datos sin visión de analítica.
      • Tiempo de la gestión administrativa: 7,33 horas.
    • Nueva estructura de la base de datos:
      • Base de datos con visión analítica.
      • Tiempo de gestión: 30 minutos, disminución en 93,18% de tiempo de los usuarios.
      • Autonomía de los usuarios para generar sus propios reportes.

El ponente quiso finalizar la charla enfatizando que lo único constante es el cambio. Incorporar con éxito el cambio en los proyectos, garantizará el logro de los objetivos del proyecto.

“Las masas humanas más peligrosas son aquellas en cuyas venas ha sido inyectado el veneno del miedo….del miedo al cambio”

Octavio Paz (1914-1998)

Poeta y ensayista Mexicano.

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