Artículo de:
Àlex Domingo
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En nuestras XVIII Jornadas PMI Valencia, tuvimos la gran fortuna de disfrutar con una persona que vivió de primera mano los momentos más difíciles y trepidantes de la pandemia, de ahí la extraordinaria aportación que nos brindó Cecilia Pérez a todos los que tuvimos la suerte de asistir a su ponencia. Fue una reproducción rápida e instantánea, pero muy gráfica, del desarrollo de los primeros y angustiosos meses de pandemia, y de cómo se vieron obligados a coordinar y desarrollar todo a velocidad de vértigo, con las complejidades que ello puede llegar a suponer.
En un repaso general a los acontecimientos, nos confesó que ella estaba dedicada a sus labores habituales de gestión de sus equipos y stakeholders, integración, mantenimiento y labores asociadas, cuando ya se empieza a notar la influencia de algo anómalo que está haciendo saltar las alarmas, como son los casos que aparecen en China e Italia, viendo lo que acontece identifica la necesidad de generar o adaptar sistemas informáticos capaces de detectar casos en tiempo real, tanto de COVID como de sospechosos de serlo, o pruebas de laboratorio y fallecimientos por COVID.
Los datos empezaban a arrojar cifras que dilucidaban la magnitud de la tragedia.
Después de un viaje a Etiopía en el que extrajo alguna valiosa lección, la primera es que cuándo los países del teóricamente Primer Mundo, hacían caso omiso a lo que estaba ocurriendo, allí las medias higiénicas eran ya aplicadas con severidad.
La segunda, se giró la moneda, blancos en un país de negros, que se tradujo en algún episodio de xenofobia haciendo recapacitar a nuestra ponente sobre la importancia de ponerse en el lugar del otro, y entender la necesidad de poner en práctica la capacidad de empatizar.
Ya de vuelta a España y con el problema bastante avanzado, surge la necesidad imperiosa de atender a un montón de pacientes que se agolpan en nuestros hospitales, entonces de entre los problemas surge e identifica una oportunidad, el reto de montar y poner en marcha IFEMA.
Los problemas se amontonaban, no había tiempo para planificar, no tenían previsión alguna de cuántos enfermos iban a recibir, o los médicos y otros profesionales que necesitarían.
A nivel informático tuvieron que integrar equipamiento de especialidades tan diversas como radiología, farmacia, restauración, citas… y después de todo, gracias al empeño, profesionalidad, templanza y sobre todo para mantener el tipo en determinados momentos de mucha presión, y como dijo nuestra ponente con “paciencia infinita”, lograron ir dando forma a todas y cada una de las necesidades informáticas y de gestión técnica que el momento requería.
Algunas de ellas la creación, gestión y organización de hospitales de campaña, modificación de estructuras físicas, realización de pruebas, y nuevas necesidades que los cambiantes momentos iban demandando como por ejemplo, hoteles y residencias medicalizados, creación de sistemas de citas telemáticas, que por cierto fue obra de nuestra ponente, o la puesta en marcha de la vacunación.
En resumidas cuentas, un trabajo titánico de organización y gestión que desafió a todos los procesos de la gestión de proyectos. A nivel informático tuvieron que integrar equipamiento de especialidades tan diversas como radiología, farmacia, restauración, citas… y después de todo, gracias al empeño, profesionalidad, templanza
Con un proyecto de semejante magnitud, y como en cualquier proyecto que se tercie, se generaron lecciones aprendidas como; reflexionar entre lo urgente y lo importante, sed realistas a la hora de gestionar el tiempo o asegurar lo inconcebible, hay que valorar bien los riesgos para no perder cosas que no se pueden perder.
Dado el cambio de tendencia que se está produciendo en el desempeño de los proyectos también nos dio algunos tips como; la necesidad de integrar las nuevas herramientas de trabajo como videocall, teléfono, correo, etc., con las formas de trabajo tradicionales en pro de la eficiencia, y ser con ello diligentes a la hora de valorar las situaciones para determinar si una tarea requiere de presencialidad.
De ahí que nuestra ponente abogara por plantear un mix y no cerrarse en banda hacia ninguna de estas tendencias en exclusiva.
Seguimos con la ponencia de Mercedes Gozalbo Mestres que nos presentó una fantástica ponencia que nos hizo reflexionar sobre el importante papel que juega el Project Manager en el desarrollo de cualquier proyecto, haciendo especial hincapié en el desempeño de su condición de líder, recurriendo a todo lo sucedido en el COVID para referenciar nuevas tendencias de liderazgo surgidas en la gestión de la pandemia.
Para ponernos en situación, la definición de liderazgo que aparece en la RAE dista de la realidad, el mundo en general habla de otra cosa que se acerca al liderazgo transformacional. Por tanto, nos propuso ir más allá y definir al líder que necesitamos, es como un líder que pueda adaptarse a las necesidades de nuestro proyecto.
Una vez aquí, hay que reflexionar sobre la necesidad de no dejar a merced del proyecto, en este caso la superación del COVID, nuestra manera de trabajar y someterla a los vaivenes del mismo, es por ello que propone establecer unos ítems como base en los que apoyar ese estilo que nos permita tanto mantener la contundencia con los problemas a abordar en un proyecto, como la adaptación a la diversidad de situaciones a las que nos vamos a enfrentar sin perder eficacia en los logros.
Llegados a este punto, se centró en los cuatro factores que un Project Manager debe saber manejar con total diligencia para parecerse al líder que necesitamos hoy, sin poner en duda el valor del líder que hemos necesitado.
Por tanto, aparecen aquí conceptos como la identificación y gestión del riesgo, la adaptación al cambio, la capacidad de transmitir confianza, y como no, la importancia de saber empoderar al equipo, sin poner en duda que es un aspecto nuclear en la consecución de los éxitos de nuestro proyecto, y por ende, de los de la organización.
De cómo podría un líder ser capaz de conseguir efectividad en cuanto a estos factores se refiere, nos dio la respuesta; hay que comunicar. Lo que necesitamos del nuevo líder se sustenta sobre un pilar grande y fuerte, que se llama comunicación. Y esta será una de las tareas más importantes que tendrá que desempeñar un Director de Proyectos.
Enlazando con la figura del líder, vimos como hay ciertas cosas que el líder le exige al equipo y otras que el equipo le exige a los líderes, evidentemente tiene que haber una correspondencia en los resultados para que se conserve el entendimiento y buena marcha en los proyectos.
La exigencia del líder estaba clara, que el equipo obedeciera sin hacer preguntas, en este caso y extrapolándolo a la pandemia, nos puso el ejemplo de los radicales cambios que se llevaron a cabo sin dudar y que en general la mayoría cumplió con éxito, teletrabajo, con tus herramientas personales, con la familia por el medio dificultando las tareas, sin horarios, renunciando a libertades, etc., mostrando con ello una gran capacidad de adaptación.
A la inversa, a los líderes de la gestión de la pandemia, e igualmente a los líderes de los proyectos, se les pide que se tomen bien las decisiones, un Director de Proyectos es un decisor nato, imposible saber las decisiones que pueden llegar a tomar en un solo proyecto, y al igual que en la gestión de la pandemia, no siempre de la mejor manera, es por ello que nos invitó a reflexionar sobre este asunto y hacer en este sentido un importante y constructivo ejercicio de autocrítica.
Después de reconocer las virtudes del desarrollo de los esfuerzos comunes para con la gestión de la pandemia, y analizar también las diferentes facetas del avance de las vacunas, quedó de manifiesto la importancia del liderazgo, aunque también aprendimos a comprender que el líder debe poseer algo más que capacidad de liderazgo, entonces surgió la pregunta,
¿es el liderazgo suficiente para la Gestión de Proyectos?
Algunas cualidades pueden ser decisivas para el éxito de un proyecto, y por tanto, consideradas absolutamente necesarias en la Gestión de Proyectos junto con cualidades inherentes al liderazgo.
Son consideradas herramientas contra la incertidumbre y algunas de ellas son la visión y enfoque global, ser capaz de ejecutar sin planificar y de planificar si puedes hacerlo, saber delegar, confiar y especializar a tu equipo, modificar los procesos tantas veces como sea necesario y sobre todo, aprender de los errores, enlazando con las conclusiones de otros ponentes sobre la importancia del aprendizaje a partir de las lecciones aprendidas.